.
Renungan
“If today were the last day of my life, would I want to do what I’m about to do today?”


Sunday, November 14, 2010

Pembinaan Pelan Operasi Organisasi

.
Di dalam program Transformasi Kepimpinan (gabungan Pimpinan Berjaya Part 1 & 2) yang diadakan baru-baru ini untuk sekumpulan pegawai kerajaan dari berbagai jabatan, telah diadakan sessi penyediaan Pelan Operasi Organisasi (POO). Dalam menyediakan POO ini, mereka telah diminta menyediakan POO mereka berdasarkan turutan seperti senarai dibawah; .
.

POO ini dimulakan dengan menentukan secara terperinci apakah produk/servis yang ditawarkan oleh organisasi mereka kepada pelanggan mereka. Sedar tak sedar ramai dari organisasi tidak jelas apakah produk/servis yang ditawarkan oleh mereka. Perkara pelik tapi benar! Fikirkan …
.
Selepas itu mereka diminta mengenalpasti dengan terperinci siapakah pelanggan mereka. Seperti perkara di atas, kita punya tafsiran berbeza mengenai siapakah pelanggan kita. Sudahnya mana mungkin kita fokus dalam memenuhi kehendak pelanggan kita yang merupakan sebab mengapa organisasi kita diwujudkan! Fikirkan …
.
Berikutnya, mereka diminta menyediakan struktur organisasi bagi menerangkan peranan setiap anggota kerja dalam organisasi bagi memenuhi kehendak pelanggan ini. Adakah kita sedar struktur organisasi disediakan bagi tujuan ini dan bukan tujuan-tujuan lain? Fikirkan ...
.
Seterusnya, mereka diminta mencadangkan nilai (value proposition) yang mahu ditekankan dalam hubungan memenuhi kehendak pelanggan mereka. Mereka boleh memilih dari salah satu atau gabungan ’value proposition’ iaitu Kecemerlangan Operasi (Operational Excellence), Product Leadership (Kepimpinan dalam Produk) dan Hubungan Rapat dengan Pelanggan (Customer Intimacy). Jika ini tidak didilaksanakan, maka para pelanggan tidak nampak keunikan produk/servis yang kita beri kepada mereka. Kita begitu? Fikirkan ...
.
Berdasarkan kepada ’value proposition’ yang dibentuk, mereka diminta membentuk misi, nilai bersama dan visi organisasi mereka dalam usaha memenuhi kehendak pelanggan mereka. Penetapan ini semua perlu dilakukan bersama-sama dengan anggota kerja agar wujud ’empowerment’ dalam memikul misi, nilai bersama dan visi ini. Kita begitu? Fikirkan ...
.
Bertunjangkan 'value proposition', misi, nilai bersama dan visi organisasi mereka, seterusnya mereka diminta menjana polisi organisasi dalam memenuhi kehendak pelanggan mereka. Polisi ini akan menjadi sumber rujukan utama semasa melaksanakan perancangan strategi, perancangan perlaksanaan strategi dan perlaksanaan strategi itu nanti. Kita begitu? Fikirkan ...
.
.
Bagi memulakan perancangan strategi, SWOT telah digunakan. Segala input dari luar dan dalam organisasi perlu dipertimbangkan semasa membangunkan SWOT ini. Hasil dari SWOT ini akan keluar sumber untuk ’Strategic Objectives’ dan Inisiatif bagi membangunkan ’Strategy Map’ dan ’Balanced Scorecard’ (BSC) kemudiannya.
.
.
Selesai SWOT, tibalah masanya untuk melaksanakan perancangan perlaksanaan strategi. Peringkat pertama dalam perancangan perlaksananaan strategi ini ialah membangunkan ’Strategy Map’ seperti contohnya dibawah ini.
.

Setiap ’bubble’ dalam ’Strategy Map’ ini perlu diambil tindakan. Ianya dikelolakan dalam satu jadual yang dinamakan sebagai ’Balanced Scorecard’ (BSC) yang merupakan peringkat kedua dalam perancangan perlaksananaan strategi ini.
.
Seterusnya, setiap inisiatif dalam BSC perlu diawasi dengan ketat bagi menjamin perlaksanaannya. Ini dilakukan dengan memindahkan setiap inisiatif dalam BSC kepada satu jadual lain yang dinamakan ’Initiatives Tracker’ yang merupakan peringkat ketiga dalam perancangan perlaksananaan strategi ini.
. .
Setiap ’measures’ dan ’initiatives’ dalam BSC itu pula perlu ditugaskan kepada mereka-mereka yang ada dalam organisasi itu bagi menjamin perlaksanaannya. Jika tidak strategi yang dirancangkan itu akan tinggal nama sahaja. Kita begitu? Penugasan ini kita namakan Key Performance Indicator (KPI) yang merupakan peringkat keempat dalam perancangan perlaksananaan strategi ini.

Seterusnya bagi membantu setiap anggota kerja melaksanakan KPI masing-masing, mereka perlu dibekalkan dengan latihan-latihan bagi meningkatkan kompetensi mereka yang sepatutnya. Ini merupakan peringkat kelima dalam perancangan perlaksananaan strategi ini. Jika ini dilaksanakan, dengan penuh dedikasi, barulah kita lihat latihan yang diberi itu membawa erti kepada anggota kerja kita. Sedih saya melihat keadaan latihan-latihan yang sedia ada dalam banyak organisasi sekarang yang menyebabkan para pemimpin memandang sepi terhadap persoalan latihan ini. Kita begitu? Fikirkan ...
. .
Setelah ini kesemua lima langkah ini dilaksanakan, barulah mudah untuk kita melaksanakan POO kita. Kenapa? Sebab semua akan nampak peranan dan tanggungjawab masing-masing dalam memenuhi kehendak pelanggan (sebab mengapa organisasi diwujudkan).
.
Dari gelagat yang ditunjukkan oleh para peserta ini, mereka semua telah menunjukkan komitmen yang tinggi bagi menjayakan POO kumpulan masing-masing. Mengapa? Sebab mereka cukup jelas perkara asas setiap langkah POO ini serta memahami peri pentingnya aktiviti ini bagi mencapai matlamat organisasi mereka. Selama ini, bila disebut mengenai aktiviti POO atau perancangan strategik ini, ramai yang menarik muka panjang kerana selalunya aktiviti ini cukup merumitkan dan membosankan.
.
Bukan itu sahaja, setelah diberi suntikan bahawa pemimpin perlu mempunyai daya pengaruh yang kuat serta fikiran (IQ, EQ dan SQ) mereka perlu diseimbangkan telah memberi cara pandang baru dalam soal memimpin. (semua kita pemimpin tanpa pengecualian!).

Sudahnya mereka puas dan saya puas. Mereka dan saya sendiri telah banyak belajar melalui perkongsian pengalaman dan ilmu dalam program Transformasi Kepimpinan ini. Akhir kata, saya suka ungkapkan kata-kata saudara Michael (salah seorang hadirin dari Sarawak) ... Transformasi Kepimpinan menunjukkan jalan-jalan menuju ’World Class’!!!
.

No comments:

Post a Comment